كيفية إدارة الوقت وتنظيمه للتأثير بشكل إيجابي على حياتنا, إدارة الوقت ليست بالصعوبة التي تبدو عليها، ولكنها تتطلب القليل من التحضير والجهد. من أجل إدارة الوقت بشكل فعال، نحتاج إلى معرفة أهدافنا. لماذا إدارة الوقت مهمة؟ ما النتائج التي نريدها من عملية تنظيم الوقت؟ بمجرد أن يتضح ذلك، يمكننا تصميم خطة فعالة لكيفية استخدامنا لوقتنا.
إدارة الوقت هي عملية التخطيط والتحكم الواعي في مقدار الوقت الذي يقضيه في أنشطة محددة، خاصة لزيادة الفعالية أو الكفاءة أو الإنتاجية.
توجه إدارة الوقت إجراءاتنا وقراراتنا حول كيفية قضاء وقتنا وما سنفعله بها. يمكننا التفكير، على سبيل المثال، في أفضل السبل لإنفاق الأموال التي لدينا لوضع الميزانية بشكل فعال. تتضمن إدارة الوقت اتخاذ قرار بشأن ترتيب أولويات المهام مع إعطاء مقدار محدد من الوقت لإكمال تلك المهام في الداخل. يمكننا التحكم في هذه العملية من خلال العديد من الاستراتيجيات المختلفة التي تعتبر حيوية في عالم الأعمال شديد التنافسية اليوم حيث يعتمد النجاح بشكل كبير على الأداء التنظيمي.
غالبًا ما يصعب على الناس قبول فكرة إدارة الوقت، لأنها تتضمن فكرة أنه يمكننا الاستفادة بشكل أكثر فعالية من الوقت المحدود المتاح لنا. من الضروري الحصول على فهم واضح لما نريده من حياتنا، وكيف يمكن أن يؤثر استخدامنا للوقت على ذلك. يجب أن نفكر في ما نريده من حياتنا، وكم من الوقت سيستغرق تحقيق هذه الأشياء. نحتاج أيضًا إلى النظر في حجم العمل الذي نريد القيام به حتى نشعر بالرضا عن المستوى الذي نعمل فيه.
يجب أن نكون واقعيين بشأن مقدار الوقت الذي يمكننا أن نقضيه في تحقيق هذه الأهداف، وتحديد كيفية إدارة الوقت المتاح لدينا. يمكننا أن نسأل أنفسنا عن مقدار الوقت الذي من المحتمل أن نقضيه على أشياء مهمة بالنسبة لنا، وما إذا كان استخدامنا الحالي للوقت يتوافق مع ما نريده لأنفسنا أم لا. يجب أن نحاول تحقيق أقصى استفادة من أيامنا ونعيش الحياة على أكمل وجه ممكن.
جدول المحتويات
فوائد إدارة الوقت
لن تساعدك ممارسة إدارة الوقت على استخدام وقتك بشكل أكثر فاعلية فحسب، بل يمكنها أيضًا زيادة إنتاجيتك وتوفير المال وضمان الحفاظ على صحة جيدة وتحسين جودة علاقاتك, وفي ما يلي بعض فوائد إدارة الوقت وتنظيمه:
1. تخفيف التوتر
عمل جدول مهام واتباعه يقلل من القلق. عندما تقوم بإلغاء تحديد العناصر الموجودة في قائمة “المهام” الخاصة بك ، يمكنك أن ترى أنك تحرز تقدمًا ملموسًا. يساعدك هذا على تجنب الشعور بالتوتر والقلق بشأن ما إذا كنت تنجز الأشياء أم لا.[1]
2. المزيد من الوقت
تمنحك الإدارة الجيدة للوقت وقتًا إضافيًا تقضيه في حياتك اليومية. يتمتع الأشخاص الذين يمكنهم إدارة الوقت بشكل فعال بوجود المزيد من الوقت لقضائه في الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى.[1]
3. المزيد من الفرص
تؤدي إدارة الوقت بشكل جيد إلى المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهة. مهارات إدارة الوقت الجيد هي الصفات الرئيسية التي يبحث عنها أصحاب العمل. القدرة على تحديد الأولويات وجدولة العمل أمر مرغوب فيه للغاية لأي منظمة .[1]
4. القدرة على تحقيق الأهداف
الأفراد الذين يمارسون الإدارة الجيدة للوقت قادرون على تحقيق الأهداف والغايات بشكل أفضل، ويقومون بذلك في فترة زمنية أقصر.[1]
كيفية إدارة الوقت وتنظيمه
بعد التفكير في فوائد إدارة الوقت، دعونا نلقي نظرة على بعض الطرق لإدارة الوقت بشكل فعال:[1]
1. حدد الأهداف بشكل صحيح
ضع أهدافًا قابلة للتحقيق والقياس. استخدم طريقة SMART عند تحديد الأهداف. في الجوهر، تأكد من أن الأهداف التي تحددها هي S محددة، و M يسهل الوصول إليها، و A يمكن الحصول عليها، و R elevant ، و T imely. حيث يتم ترتيب تلك الطريقة بحيث تتمكن من إنجاز ما تستطيع أو إنجاز ما يأخذ وقت أكثر من الآخر.[1]
2. إعطاء الأولوية بحكمة
حدد أولويات المهام بناءً على الأهمية والإلحاح. على سبيل المثال، انظر إلى مهامك اليومية وحدد ما يلي:[1]
- هام وعاجل: قم بهذه المهام على الفور.
- هام ولكن ليس عاجلاً: قرر متى تقوم بهذه المهام.
- عاجل لكن غير مهم: قم بتفويض هذه المهام إن أمكن.
- ليست عاجلة وليست مهمة: ضع هذه الأمور جانبًا لتفعلها لاحقًا.
3. تعيين حد زمني لإكمال المهمة
يساعدك تحديد قيود الوقت لإكمال المهام على أن تكون أكثر تركيزًا وفعالية. إن بذل الجهد الإضافي الصغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لتخصيصه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضًا في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها. بهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل معهم.[1]
على سبيل المثال ، افترض أنك بحاجة إلى كتابة خمس مراجعات في الوقت المناسب للاجتماع. ومع ذلك، فأنت تدرك أنك ستتمكن فقط من إنجاز أربعة منهم في الوقت المتبقي قبل الاجتماع. إذا أدركت هذه الحقيقة في وقت مبكر، فقد تتمكن بسهولة من تفويض كتابة إحدى المراجعات إلى شخص آخر. ومع ذلك، إذا لم تزعج نفسك بفحص الوقت على مهامك مسبقًا، فربما ينتهي بك الأمر إلى عدم إدراك مشكلة الوقت حتى ساعة واحدة فقط قبل الاجتماع. في هذه المرحلة، قد يكون من الصعب جدًا العثور على شخص ما لتفويض إحدى المراجعات له، ويصعب عليه أيضًا ملاءمة المهمة في يومه أيضًا.[1]
4. خذ استراحة بين المهام
عند القيام بالكثير من المهام دون استراحة، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. اسمح لبعض الوقت بين المهام لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك. ضع في اعتبارك أن تأخذ قيلولة قصيرة أو الذهاب في نزهة قصيرة أو التأمل.[1]
5. تنظيم نفسك
استخدم التقويم الخاص بك لإدارة الوقت على المدى الطويل. اكتب المواعيد النهائية للمشاريع أو للمهام التي تشكل جزءًا من إكمال المشروع ككل. فكر في الأيام التي قد يكون من الأفضل تكريسها لمهام محددة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى التخطيط لاجتماع لمناقشة التدفق النقدي في يوم تعرف فيه أن المدير المالي للشركة متاح.[1]
6. إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية
من المهم إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة. حدد ما هو مهم وما يستحق وقتك. تؤدي إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية إلى توفير المزيد من وقتك لإنفاقه على أشياء مهمة حقًا.[1]
7. التخطيط للمستقبل
تأكد من أن تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عما عليك القيام به – ما الذي يجب القيام به في ذلك اليوم. ضع في اعتبارك أن تجعل من المعتاد، في نهاية كل يوم عمل، المضي قدمًا وكتابة قائمة “المهام” ليوم العمل التالي. بهذه الطريقة يمكنك الركض في صباح اليوم التالي.[1]
الخاتمة
في نهاية موضوع إدارة الوقت وتنظيمه نتمنى أن تكون الطريقة التي قدمناها مفيدة لكي تتمكنو من الحصول على أفضل طريقة لتنظيم وقتكم بطريقة سليمة وصحيحة, ويمكنكم الإطلاع على المزيد من المقالات المتوفرة على موقعنا لمعرفة أبرز النصائح الإيجابية على حيات الفرد, كان معكم موقع لباقتنا في إدارة الوقت وتنظيمه وإلى اللقاء.
المراجع
